Quem já teve que sair correndo pra comprar produto que acabou bem na hora da venda sabe: estoque bagunçado é dor de cabeça garantida. E pior, é prejuízo disfarçado. A boa notícia? Ter um controle de estoque simples pode resolver tudo isso e não precisa ser nenhum gênio da logística, nem ter um sistema de outro mundo. A gente explica como! 

Estoque bagunçado custa caro (mesmo que ninguém veja na hora)

O dinheiro vai escorrendo devagar, nos produtos vencidos, nas vendas perdidas, no tempo que some procurando mercadoria. Organização pode parecer detalhe, mas é ela que segura as pontas quando o bicho pega e evita isso aqui ó: 

Dinheiro investido em produto encalhado

Você compra 50 potes de creme esperando vender tudo rápido, mas três meses depois metade ainda tá lá pegando pó. Isso é grana que podia estar girando. Pior: ocupa espaço, atrasa novos pedidos e ainda corre o risco de passar da validade.

Compras desnecessárias por falta de controle

Você não lembra que ainda tinha 20 embalagens no fundo da prateleira e compra mais. Resultado? Estoque dobrado, falta de espaço e desperdício de dinheiro. No fim, isso atrasa até o pagamento de outras contas importantes do negócio.

Vendas perdidas por não ter o item em tempo

O cliente pede aquele sabor mais vendido de bolo e acabou. Ele agradece e vai comprar com o vizinho. E talvez não volte mais. A chance de fidelização foi embora por uma falha simples de organização.

Cliente insatisfeito e que talvez não volte

Se a pessoa já teve que esperar uma semana pelo pedido, ou recebeu uma substituição forçada porque o produto estava em falta, pode apostar que vai procurar outra loja na próxima. E cliente perdido não volta fácil, principalmente se for mal atendido mais de uma vez.

E o que envolve esse tal de controle de estoque? 

Um controle de estoque simples envolve entender o ciclo completo de movimentação dos seus produtos:

Quando comprar

Um vendedor de cosméticos, por exemplo, sabe que o mês das mães pede mais kits de presente. Então, ele se antecipa, em vez de comprar correndo quando o estoque já acabou.

Quem vende marmita entende que o movimento aumenta perto do fim do mês, quando as pessoas evitam sair pra almoçar fora. O estoque precisa acompanhar isso.

Onde e como armazenar

Um microempreendedor que faz doces precisa separar o estoque de insumos (como chocolate, embalagens, forminhas) do que já está pronto.

Tudo organizado por data de validade, lote e tipo de produto. Isso facilita na hora de encontrar, embalar e despachar.

Quanto vender pra manter o fluxo saudável

Uma loja online de camisetas acompanha quantas peças saem por semana e, com base nisso, planeja a próxima reposição sem exagerar.

Já um MEI que vende temperos em feira calcula sua média de vendas e evita ficar com sacos de produto vencendo no estoque.

O básico que você precisa entender sem entrar em parafuso

Com alguns passos simples, dá pra manter seu estoque em ordem e seu negócio rodando redondinho. Mas antes disso, é importante entender algumas palavrinhas, como: 

Giro de estoque

Se você tem uma lojinha de roupas e percebe que as camisetas básicas vendem toda semana, esse item tem giro alto.

Já aquele blazer encalhado desde o inverno passado tá travando espaço e dinheiro. O giro também mostra o que vale a pena continuar vendendo, e o que não precisa mais comprar.

Estoque mínimo

Imagina uma vendedora de marmitas que sabe que precisa ter pelo menos 10 embalagens de cada tamanho todo dia. Quando o número baixa disso, já é hora de reabastecer. Isso evita atraso nos pedidos e garante que nenhum cliente fique esperando mais do que deveria.

Estoque máximo

Um artesão que faz velas percebe que, se compra 100 kg de cera, não tem onde guardar, e ainda leva meses pra usar tudo.

Aí ele define um limite que caiba no espaço e no bolso. Isso evita desperdício e até problemas com armazenamento, como umidade ou mofo.

Custo médio

Um MEI que vende cosméticos comprou 10 batons por R$5 e depois mais 10 por R$6. O custo médio é de R$5,50. Ele usa esse valor pra calcular o preço de venda justo, sem tomar prejuízo. Se vender por menos, sai no prejuízo. Se vender por muito mais, pode perder clientes.

Por que esse controle de estoque melhora sua vida?

Se você ainda tá na dúvida se vale a pena ou não fazer, olha só as vantagens: 

Compra no tempo certo

Evita estourar o orçamento comprando tudo de novo porque esqueceu que ainda tinha meia caixa no depósito. Ter um controle eficiente te ajuda a planejar as compras e negociar melhor com fornecedores.

Menos perdas por validade

Se você trabalha com alimentos ou cosméticos, produto parado significa prejuízo. Quem acompanha o que tem evita jogar dinheiro fora no lixo. Dá tempo de fazer promoção antes de perder o item.

Foco no que dá resultado

Com controle, você percebe que vende 5 vezes mais água de coco do que refrigerante. Dá pra investir certo e deixar de lado o que só ocupa espaço. Isso também ajuda a melhorar sua margem de lucro e direcionar melhor suas ações de venda.

Fluxo de caixa mais saudável

Com menos encalhe e mais giro, sobra dinheiro no caixa pra outras áreas, como marketing, melhoria de produto ou até um descanso merecido. A gente da MaisMei já falou sobre o fluxo de caixa aqui no nosso blog. Lembre-se: um bom estoque é um aliado da saúde financeira do negócio.

Satisfação do cliente

Ter o produto certo, na hora certa, fideliza. O cliente sente que pode contar com seu negócio. E cliente satisfeito indica, volta e ajuda a construir uma base sólida pro crescimento.

5 erros comuns de estoque (e como fugir deles)

Mesmo quem tem boas intenções pode cair em armadilhas na hora de montar um controle de estoque simples. Aqui vão os erros mais frequentes, e o que fazer pra evitar:

  • Não registrar pequenas saídas. Um brinde, uma amostra, um produto usado para teste, tudo isso precisa ser lançado. O que parece pequeno vira bagunça quando acontece toda semana.
  • Misturar estoque pessoal com profissional. Pegou um produto pra casa e não anotou? Erro clássico. O estoque profissional precisa ser tratado com disciplina. Separar o que é pessoal do que é do negócio é essencial.
  • Estocar demais por medo de faltar. O medo de perder venda faz muita gente exagerar nas compras. Resultado: dinheiro parado e, no caso de produtos perecíveis, desperdício.
  • Não revisar o controle com frequência. O controle não é estático. É preciso revisar semanalmente ou mensalmente pra ver se tudo está sendo anotado corretamente. Corrigir erros pequenos evita problemas maiores.
  • Usar nomes confusos ou duplicados. “Sabonete lavanda” e “Sabonete Lavanda 90g” são produtos diferentes? Se o nome não for padronizado, o controle vira um caos. Defina um padrão desde o começo.

Tá pronto pra começar? Segue o plano

Nada de complicação, é só arregaçar as mangas e ir no passo a passo.

Coloque seu estoque no papel (ou na tela)

Antes de qualquer coisa, identifique tudo o que você vende. Dê nome claro, defina unidade de medida e organize por categorias. Um vendedor de cosméticos pode usar nomes como “Sabonete lavanda 90g” e “Shampoo infantil 200ml” pra evitar confusão na hora da reposição.

Organize o espaço onde guarda os produtos

Mesmo que seja só um armário ou uma prateleira no quarto, vale colocar etiquetas, caixas separadas e até uma sequência lógica: o que sai mais fica mais acessível. Isso facilita a reposição e evita retrabalho.

Faça a contagem geral e registre

Pegue tudo que tem hoje em estoque e registre, seja no caderno, na planilha ou no sistema. Uma empreendedora que vende marmitas pode contar as embalagens, os temperos e os ingredientes congelados e já colocar isso no controle.

E essa dica de registrar não serve apenas para o estoque e a gente prova isso pra você com nosso artigo sobre Apps de gestão financeira para dar aquele gás no seu MEI.

Escolha o método que você vai seguir

Não precisa sair do papel direto pro sistema caro. Comece com o que cabe na sua rotina e no seu bolso. Uma artesã, por exemplo, pode começar na planilha e só migrar pra um app quando estiver com mais pedidos e mais variedade de produtos.

Mantenha o hábito de registrar sempre

Toda venda, toda compra, todo desperdício. Se você comprou 30 embalagens, vendeu 15 e perdeu 3, tudo isso precisa entrar no controle. Isso garante que você não vá ser pego de surpresa quando mais precisar.

Revise e melhore seu processo

De tempos em tempos, olhe pro seu controle de estoque com um olhar crítico. Será que dá pra organizar melhor? Algum produto parou de vender? Tem item vencendo? Essa revisão constante evita que pequenos erros virem grandes prejuízos.

Dica extra: um estoque bem controlado ajuda a melhorar seus produtos e até a crescer com o que já tem. Vale muito a pena.

Controle de estoque simples = negócio mais leve e lucrativo

Pode parecer coisa pequena, mas quem controla estoque do jeito certo sente a diferença rapidinho. Você ganha tempo, reduz perdas e começa a tomar decisões com base em fatos, não em achismo.

Aliás, se você quer vender mais e entender o que tá funcionando ou não, o próximo passo é dominar as métricas de vendas. Porque estoque e vendas andam de mãos dadas.

No fim das contas, um controle de estoque simples é tipo um GPS: ele mostra onde você tá, pra onde pode ir e evita que você caia nos mesmos buracos de sempre. Bora organizar esse estoque e fazer seu dinheiro rodar de verdade?