Se tem uma coisa que tira o sono do microempreendedor, é ver que vendeu, entregou, mas o dinheiro ainda não caiu na conta. Aí o aluguel vence, a fatura do cartão chega e, quando a gente vê, o caixa tá no vermelho. É por isso que o controle de contas a receber do MEI precisa ser prioridade na rotina.

Neste artigo, você vai entender o que são essas tais contas a receber, por que elas são tão importantes e como fazer esse controle direitinho, sem precisar virar um contador.

O que são contas a receber? 

Sabe aquela venda que você fez pro cliente que prometeu pagar semana que vem? Isso é uma conta a receber. 

Em resumo, são os valores que a sua empresa tem direito a receber de clientes que compraram a prazo ou contrataram um serviço com pagamento futuro. 

Pode parecer que está tudo certo, afinal você já garantiu a venda, né? Mas tem um detalhe importante: faturamento não é dinheiro em caixa.

É muito comum o MEI confundir essas duas coisas. Quando você emite um recibo, uma nota ou até anota a venda no caderninho, isso é faturamento. 

Mas o dinheiro só entra de verdade no seu caixa quando o cliente paga. E essa diferença é o que separa um MEI organizado de um MEI que vive apagando incêndio.

O impacto disso no capital é direto. Se você vende muito, mas não recebe no prazo, vai faltar dinheiro para as contas do dia a dia. 

E aí o problema cresce: você atrasa pagamento de fornecedor (o que te prejudica em como buscar um no futuro), não consegue investir, e pode até entrar no cheque especial. Por isso, manter um controle de contas a receber é questão de sobrevivência.

Quais são os benefícios de ter uma boa gestão de contas a receber? 

Na correria do dia a dia, muita gente deixa passar dinheiro que já deveria estar no bolso. E é aí que entra o tal do controle de contas a receber, uma ferramenta que pode ser a diferença entre o negócio ir pra frente ou virar dor de cabeça. Vamos entender como ter uma boa gestão. 

Fluxo de caixa sob controle

O fluxo de caixa nada mais é do que o entra e sai de grana do seu negócio. Se você tem clareza sobre o que tem pra receber e quando esse dinheiro vai cair, consegue planejar melhor os pagamentos e as compras. É como saber exatamente quanto tem pra gastar no fim do mês, sem surpresas.

Menos calote, mais previsibilidade

Cliente esquece de pagar? Atrasou e sumiu? Sem controle, você nem lembra direito o que ficou pendente. Mas quando tudo está anotado, com data de vencimento, valores e nome do cliente, fica mais fácil mandar aquele lembrete maroto. E, claro, prevenir calote.

Decisões com base em dados

Quando você sabe o que vai entrar e o que precisa sair, dá pra planejar com mais inteligência. Investir num novo equipamento? Ampliar a produção? Negociar com fornecedor? Tudo isso fica mais claro quando você tem domínio sobre seus recebíveis.

Como organizar o controle de contas a receber?

Chegou a parte que interessa: como fazer esse controle na prática, sem complicação. Aqui vão dois caminhos possíveis e fáceis pra você colocar em ação.

Planilhas simples (mas poderosas!)

Se você tem acesso ao Excel, Google Planilhas ou outro editor gratuito, já dá pra começar com uma planilhinha simples. Os campos essenciais são:

  • Nome do cliente.
  • Descrição do serviço ou produto.
  • Data da venda.
  • Valor.
  • Data de vencimento.
  • Status (a receber / recebido).

Com isso, você já consegue organizar bem o que foi vendido e o que falta receber. Por exemplo, usando a fórmula SOMASE(), você pode somar apenas os valores que ainda estão “A receber” na sua planilha, assim:

=SOMASE(B2:B100; "A receber"; A2:A100).

Essa fórmula vai somar os valores da coluna A onde o status na coluna B está marcado como “A receber”. 

Além disso, com a fórmula =HOJE(), você pode comparar datas de vencimento para destacar automaticamente as contas que estão atrasadas. Pode até usar cores para facilitar a visualização dos pagamentos pendentes!

Dica: mantenha uma aba com um resumo mensal. Isso vai te dar uma visão geral do quanto você está recebendo por mês e em quais períodos há mais atrasos.

Aplicativos de controle financeiro para MEI

Se você não quer mexer com planilha, existem apps pensados justamente pra facilitar a vida de quem empreende. Ferramentas como Meu Dinheiro, Mobills ou Organizze oferecem planos gratuitos e têm funções bem úteis:

  • Cadastro de clientes.
  • Registro das vendas.
  • Alertas de vencimento.
  • Relatórios de inadimplência.

Você automatiza boa parte do processo e ainda pode visualizar tudo pelo celular, de forma rápida e prática. Outro ponto positivo: alguns aplicativos integram com máquinas de cartão, boletos e até Pix. Isso facilita o controle e a cobrança.

Boas práticas para evitar atrasos nos recebimentos

Mesmo com controle, a inadimplência ainda pode aparecer. Mas dá pra reduzir, e muito, com algumas atitudes preventivas.

Tenha um cadastro completo dos seus clientes

Anote CPF/CNPJ, telefone, e-mail e histórico de pagamentos. Isso ajuda a identificar quem costuma atrasar e quem merece um descontinho por ser bom pagador. Ter essas informações também facilita cobranças futuras.

Combine tudo antes de fechar o negócio

Antes de entregar o serviço ou o produto, deixe claro:

  • O valor total.
  • A forma de pagamento.
  • A data de vencimento.
  • Multas ou juros por atraso (se houver)

Quando as regras estão claras desde o início, diminui o risco de mal-entendido e atraso.

Use lembretes amigáveis

Nada de cobrança seca e grosseira. Um simples “Oi, fulano! Passando pra lembrar que amanhã vence o pagamento do serviço feito dia 12. Qualquer dúvida, estou por aqui!” já mostra profissionalismo e atenção.

Atrasou? Não fique parado

Comece com um lembrete gentil. Se não resolver, entre em contato por telefone ou mensagem. Tente entender o motivo do atraso e, se necessário, negocie. 

O importante é mostrar que você está atento e quer resolver. Até porque se o cliente fica inadimplente, o mesmo pode acontecer com você. Então, é melhor evitar essa roubada, né?

Como a inadimplência impacta o MEI e o que dizem as estatísticas

Você sabia que cerca de 24% dos micro e pequenos empresários estavam inadimplentes no início de 2023?

Segundo pesquisa do Sebrae em parceria com o IBGE, esse índice, embora tenha caído em relação a anos anteriores, ainda representa um desafio para muitos negócios. 

Essa realidade reforça a importância de um controle rigoroso de contas a receber, porque atrasos ou faltas de pagamento impactam diretamente o fluxo de caixa e a capacidade de investir ou pagar despesas essenciais.

Aqui na MaisMei nós acreditamos realmente que manter a organização financeira, principalmente no controle de contas a receber, fazem com que o empresário mantenha o caixa equilibrado e evita a inadimplência, aumentando a longevidade do negócio. 

Esses métodos incluem o uso de planilhas simples ou aplicativos que ajudam a acompanhar vendas, prazos e recebimentos. Em resumo: investir em organização financeira não é só burocracia, é garantir que seu negócio cresça com segurança.

Mais dicas para turbinar seu controle e evitar ciladas

Você sabia que a comunicação com o cliente é quase tão importante quanto a organização das contas? Uma boa conversa, clara e transparente, evita muitos atrasos e mal-entendidos. 

Além disso, criar um canal exclusivo para cobranças, pode ser um WhatsApp Business, por exemplo, ajuda a manter tudo registrado e facilita o acompanhamento.

Outra dica que poucos falam: reveja seus prazos de pagamento. Talvez seu cliente prefira pagar em 15 dias do que em 30, ou talvez uma entrada facilite o negócio e garanta um dinheiro no bolso antes. Ajustar as condições conforme o perfil do cliente pode ser o que falta para melhorar seu fluxo.

E para quem vende produtos, vale a pena integrar seu controle de contas a receber com o controle de estoque. Assim, você evita vender no crédito demais e acaba sem mercadoria para entregar, o que gera dor de cabeça e atrasos na receita.

Por fim, tenha sempre uma reserva de emergência. Não adianta nada controlar os recebíveis se não tiver uma grana guardada para os imprevistos. Assim, você segura o rojão sem precisar recorrer a empréstimos caros ou passar aperto no dia a dia.

Agora é com você: organize seu controle e veja seu negócio decolar

Ter o controle de contas a receber na ponta do lápis (ou na tela do celular) não é frescura, é estratégia de quem quer crescer de verdade. Comece hoje mesmo com uma planilha simples, ou teste um aplicativo, mas não deixe para amanhã. O tempo e o dinheiro são os dois recursos que você não pode desperdiçar.

A gente sabe que o desafio é grande, mas também que o caminho fica mais fácil quando você tem as ferramentas certas e o passo a passo na mão. 

Por isso, continue acompanhando nosso blog e dê uma olhada em conteúdos como Plano de negócio para MEI para montar um futuro sólido e sem sustos.

Bora fazer acontecer? Seu caixa e sua paz vão agradecer!