Todo mundo que é MEI trabalha, vende, atende clientes, paga as contas e ainda precisa pensar em como fazer o negócio crescer. Mas como saber se todo esse esforço tá trazendo resultado? É aí que entra a dúvida sobre o que é KPI e como esse indicador pode ajudar você a entender melhor os números da empresa.
Calma, que não precisa ser nenhum gênio da matemática pra aprender! Com alguns indicadores e as informações que você já tem em mãos, dá para acompanhar as vendas, controlar os gastos e de quebra descobrir onde vale a pena investir sua energia.
O que é KPI?
KPI é a sigla em inglês para Key Performance Indicator, que significa Indicador-Chave de Desempenho. Em bom português, é um número que ajuda a entender se uma atividade está dando o resultado esperado. Pode ser a quantidade de vendas, o lucro do mês ou o número de clientes que voltam para comprar.
Imagine que você tenha uma loja de roupas. Vender bastante é ótimo, mas será que o dinheiro que entra cobre as despesas e ainda deixa lucro? Acompanhar os indicadores certos ajuda a responder a essa pergunta e a tomar decisões com mais segurança.
Por que os KPIs são importantes para as empresas?
Os indicadores ajudam a tirar a gestão do campo do achismo. Em vez de decidir só pela impressão de que o mês foi bom, você pode olhar os números, entender o que aconteceu e escolher os próximos passos com mais clareza.
Permitem acompanhar o desempenho do negócio
Com os indicadores, você consegue acompanhar como a empresa está se saindo ao longo do tempo. Dá para comparar as vendas deste mês com as do mês passado, por exemplo, e perceber se o negócio está avançando, parado ou precisando de uma atenção extra.
Mostram o que está funcionando e o que precisa melhorar
Sabe aquele produto que vende rapidinho e outro que fica encalhado na prateleira? Os números ajudam a enxergar essa diferença. Assim, você consegue dar mais atenção ao que tem saída e repensar aquilo que não está trazendo o resultado esperado.
Ajudam a definir e acompanhar metas
Quer vender mais no próximo mês? Estabeleça uma meta e escolha um indicador para acompanhar o progresso. Se a ideia é conquistar 20 novos clientes, por exemplo, registre quantos chegaram ao negócio e veja se suas ações estão ajudando a chegar lá.
Permitem medir os resultados das estratégias
Fez uma promoção ou começou a divulgar seus produtos nas redes sociais? Acompanhe os resultados para descobrir se a iniciativa trouxe mais pedidos e vendas. Desse jeito, você entende quais ações merecem continuar e quais precisam de uma boa repaginada.
Ajudam a controlar custos e despesas
Os indicadores financeiros também mostram para onde o dinheiro está indo. Quando você acompanha os gastos com mercadorias, entregas e divulgação, fica mais fácil achar oportunidades de economizar. E tem várias formas de reduzir custos da empresa sem deixar a qualidade de lado.
Contribuem para aumentar a produtividade
Acompanhar o tempo gasto nas tarefas e a quantidade de pedidos atendidos ajuda a perceber onde a rotina pode melhorar. Se uma atividade toma horas demais, talvez seja hora de reorganizar o trabalho ou encontrar um jeito mais simples de dar conta do recado.
Facilitam o acompanhamento das vendas
Os indicadores de vendas mostram quantos produtos saíram, quanto entrou de dinheiro e qual foi o valor médio de cada compra. Com essas informações, você consegue planejar melhor as próximas ações e descobrir onde vale colocar mais esforço para vender.
Quais são os tipos de KPIs?
Cada negócio tem suas particularidades. Por isso, não existe um único indicador que sirva pra todo mundo. O segredo é acompanhar os números que ajudam você a entender como a empresa está indo. Bora entender isso melhor?
Faturamento
É todo o dinheiro que entra com as vendas antes de descontar os custos e as despesas. Se você vendeu R$5.000 em mercadorias durante o mês, esse é o faturamento do período. Acompanhar esse número ajuda a perceber se as vendas estão aumentando.
Lucro
Aqui, a conversa é sobre o dinheiro que sobra depois de descontar os custos e as despesas da empresa. Se entraram R$5.000 e você gastou R$3.500 para manter o negócio funcionando, o lucro foi de R$1.500. É esse valor que mostra o resultado financeiro da operação.
Margem de lucro
A margem de lucro mostra quanto do faturamento virou lucro, em porcentagem. Se você faturou R$5.000 e lucrou R$1.000, sua margem foi de 20%. Esse indicador ajuda a entender se os preços e os gastos estão deixando dinheiro suficiente no caixa.
Fluxo de caixa
Esse indicador acompanha o dinheiro que entra e sai da empresa. Com ele, você consegue se organizar para pagar fornecedores, contas e outras despesas sem perder o controle da grana. Para facilitar essa tarefa, vale conferir também nossas dicas sobre como organizar o controle de caixa.
Ticket médio
O ticket médio mostra quanto cada cliente gasta, em média, por compra. Se sua loja fez 50 vendas e faturou R$2.500, o ticket médio foi de R$50. Quer entender melhor esse indicador? A gente te explica o que é ticket médio sem complicação.
Número de vendas
Aqui, a ideia é contar quantas vendas foram realizadas em determinado período. Esse indicador ajuda a comparar semanas e meses, identificar épocas mais movimentadas e acompanhar se suas ações estão trazendo mais compradores para o negócio.
Custo de aquisição de clientes (CAC)
O CAC mostra quanto você gasta para conquistar cada cliente. Se investiu R$300 em divulgação e conseguiu 15 novos clientes, o custo foi de R$20 por pessoa. O bom de entender isso, é que dá pra ir ajustando a estratégia no meio do caminho também.
Retorno sobre investimento (ROI)
O ROI ajuda a descobrir se o dinheiro investido em uma ação trouxe retorno. Imagine que você gastou R$200 em uma campanha e ela gerou R$600 de receita. Pra calcular o retorno de verdade, é importante considerar os custos envolvidos e o ganho obtido com a ação, não apenas o valor vendido.
Na prática, imagine que a campanha trouxe R$600 de ganho depois de descontar os custos e você investiu R$200 nela. Fazendo a conta, o retorno foi de 200%, ou seja, além de recuperar o dinheiro investido, você ganhou outros R$400. Nada melhor do que saber se a divulgação está dando resultado, né?
Taxa de retenção de clientes
Esse indicador mostra quantos clientes continuam comprando de você ao longo do tempo. Se as pessoas voltam para fazer novos pedidos, pode ser sinal de que gostam dos produtos e do atendimento. Acompanhar esse número ajuda a cuidar da clientela que já conhece seu trabalho.
Crescimento das vendas
Quer saber se vendeu mais do que no mês passado? Compare os valores dos dois períodos. Se o faturamento passou de R$4.000 para R$5.000, houve um crescimento de 25%. Essa informação ajuda a avaliar o resultado das ações e a planejar os próximos passos.
Crescimento do número de clientes
Além de vender mais, você quer conquistar gente nova? Acompanhe quantos clientes chegaram ao negócio em cada período. Esse indicador ajuda a entender se suas ações estão atraindo compradores e se os clientes estão aumentando ao longo dos meses.
Como calcular um KPI?
Depois de conhecer alguns indicadores, vem a parte prática: descobrir como calcular cada um. Não precisa sair fazendo conta de cabeça!
Com os dados organizados, uma calculadora ou até uma ferramenta de inteligência artificial (IA), você consegue agilizar o trabalho. O importante é saber o que quer medir e conferir se o resultado faz sentido.
Defina o que você quer medir
Comece pelo objetivo. Quer vender mais, aumentar o lucro ou gastar menos para conquistar clientes? Ter essa resposta ajuda a escolher um indicador que realmente sirva para acompanhar o que você pretende melhorar.
Escolha o indicador mais adequado
Cada objetivo pede um tipo de indicador. Para acompanhar o valor médio das compras, use o ticket médio. Para entender quanto custa conquistar clientes, escolha o CAC. Assim, você olha para o número que tem relação direta com seu plano.
Reúna os dados necessários
Separe as informações que você vai usar na conta, como faturamento, despesas, quantidade de vendas ou novos clientes. Vale consultar registros de vendas, extratos e planilhas. Quanto mais organizadas estiverem essas informações, mais fácil será calcular e comparar os resultados.
Aplique a fórmula do KPI
Cada indicador tem seu cálculo. Para descobrir o ticket médio, por exemplo, divida o faturamento pelo número de vendas. Se você faturou R$2.000 em 40 compras, o resultado é R$50 por venda. A IA também pode ajudar a montar fórmulas e conferir as contas, desde que você informe os dados corretamente.
Compare o resultado com a meta
O número sozinho não conta a história toda. Se sua meta era fazer 40 vendas e você conseguiu 30, ainda faltaram 10. Essa comparação mostra a distância até o objetivo e ajuda a decidir onde concentrar seus esforços.
Analise o que o resultado mostra
Procure entender o que pode ter influenciado o número. As vendas caíram porque houve menos procura? Os gastos aumentaram por causa do frete? Olhar para o contexto ajuda a encontrar explicações e evita decisões precipitadas.
Tome uma decisão com base nos dados
Agora é hora de agir! Se determinado produto vende pouco, você pode testar outra forma de divulgação. Se os custos subiram, vale rever as despesas. Os indicadores servem justamente para transformar números em decisões que movimentem o negócio.
Acompanhe o indicador regularmente
Escolha uma frequência que combine com sua rotina. Você pode conferir as vendas toda semana e analisar os resultados financeiros no fim do mês. O importante é manter o acompanhamento para perceber mudanças e agir na hora certa.
Faça ajustes quando necessário
Nem sempre a primeira estratégia traz o resultado esperado, e tudo bem. Use o que aprendeu com os números para ajustar preços, divulgação ou organização das tarefas. Acompanhar os indicadores é um trabalho diário, que ajuda você a encontrar caminhos melhores para a empresa.
Bora cuidar melhor dos números do seu negócio?
Acompanhar os indicadores não precisa virar uma dor de cabeça. Comece com poucos números, entenda o que eles mostram e use essas informações para tomar decisões mais certeiras. Aos poucos, você ganha mais clareza sobre as vendas, os gastos e os próximos passos da empresa.
Para organizar as contas e planejar o futuro do negócio, confira também nosso guia de planejamento financeiro para MEI. Afinal, cuidar dos números também faz parte de fazer a grana render!
