"Gestão Financeira". Para muitos, ler essas duas palavras já é motivo de arrepios.

É o seu caso?

Você acha que fazer o controle financeiro da sua empresa é a pior parte de ter o seu negócio? Saiba que você não está sozinho!

A gente criou este guia super completo para te ajudar com as finanças da empresa - principalmente se você é MEI - Micro Empreendedor Individual, com as principais informações que você precisa saber para o seu negócio prosperar financeiramente.

Aliás, vamos dar nome aos bois: você sabe o que é "gestão financeira"? O nome parece complicado, coisa de PhD em finanças, mas na verdade, a coisa toda é mais simples do que parece.

Gestão financeira não é nada mais do que tudo o que você faz para planejar, analisar e controlar as finanças da sua empresa. Só isso. E, com um pouco de estudo e dedicação, qualquer pessoa pode se habilitar a fazer em sua própria micro-empresa.

É claro que existem muitas vantagens em se ter uma gestão financeira profissional (quem sabe até feita por um verdadeiro acadêmico de Finanças) - mas todos sabemos que em pequenas empresas esta não é a realidade, pelo menos não no início. Geralmente, um pequeno time (muitas vezes de uma ou duas pessoas, só) tem que cuidar de tudo, não é?

Então vamos te ajudar nisso. Ter uma boa gestão financeira vai te ajudar a alcançar seus objetivos mais rápido, a ter uma empresa mais lucrativa e fazer com que os recursos sejam mais bem utilizados por todos os envolvidos.

A importância da gestão financeira

É importante deixarmos isso bem claro: você quer mais lucro, não é? Pois, este é o objetivo da boa gestão financeira: gerar mais lucro e garantir a prosperidade do seu negócio.

Muita gente acredita que controlar as entradas e saídas de dinheiro já é suficiente para se ter todas as informações financeiras da empresa e tomar as decisões sobre dinheiro.

Não é que isso esteja totalmente errado - saber de onde vem e para onde vai o dinheiro é um passo fundamental. Sem isso, não dá pra se ir a lugar nenhum. Mas parar por aí significa deixar excelentes estratégias de lado. Ideias que poderiam mudar o rumo dos negócios.

Por isso, não abandone esse princípio básico. Claro que não. Controlar as entradas e saídas de dinheiro é fundamental, tanto do caixa da empresa quanto do seu próprio bolso! Especialmente se você é um empreendedor individual, e está sozinho nisso: seu controle financeiro pessoal também pode ajudar muito com as finanças da empresa.

Aliás, a regra número um, você já sabe, né? NUNCA misture as finanças da empresa com as suas pessoais. Determine um "salário" para si mesmo, retire este dinheiro do caixa mensalmente e pague suas contas pessoais com esse dinheiro. Ter uma MEI não significa que suas despesas pessoais passam a fazer parte da empresa, ou vice-versa, ok?

Se você fazia isso, não sabia dessa regra, tudo bem. É hora de desfazer a lambança e começar por aí: separe as finanças pessoais e as da sua MEI, e bola pra frente. Ninguém tá aqui pra te julgar, amigo!

A gente sabe o quanto lidar com finanças assusta. O quanto nosso sistema tributário é complexo, engessado, assustador. O quanto a contabilidade pode parecer um bicho de sete cabeças. E você já tem coisas demais na cabeça, não é?

Mas vamos tentar manter a mente aberta, neste artigo aqui. Vamos tentar tirar essa ideia de que gestão financeira é perda de tempo, ou que é coisa somente para empresas gigantes. Se você quer ver o seu MEI crescer de forma sustentável, não dá pra virar as costas para as finanças.

Com um bom plano financeiro, você será capaz de:

Ter números e dados sobre as finanças do seu MEI sempre à mão; Tomar decisões mais fáceis e encontrar melhores oportunidades de lucrar mais; Ter uma visão clara de onde a empresa quer chegar e o que precisa ser feito; Reconhecer o cenário atual do negócio e criar estratégias para se posicionar melhor no mercado.

É isso que você quer? Lucrar mais com as atividades do seu negócio, entender melhor como o dinheiro flui no seu caixa (de onde ele vem e pra onde ele vai) e criar estratégias para que esse fluxo seja sempre positivo?

Então, mãos à obra!

Planejamento e controle

Acho que você já entendeu que não dá só pra acompanhar as contas a pagar e a receber e achar que está fazendo um bom trabalho de gestão financeira, né?

Imprevistos acontecem. Nem sempre os clientes pagam em dia (as vezes, eles nem pagam!), os custos aumentam sem avisar, impostos são criados (do nada), o mercado muda… enfim: tem MUITA coisa que pode fugir ao seu controle, não é?

Pois bem, o planejamento financeiro serve justamente pra te preparar para todas estas coisas, e muitas outras mais. Ele é o seu preparo, seu plano de ação, para fazer com que você tenha que improvisar o mínimo possível na sua gestão, e fazer as coisas correrem de acordo com os seus planos - mesmo que aconteçam alguns imprevistos no caminho. Entende?

Justamente por isso, seu planejamento não pode ser "escrito na pedra". Ele deve ser acompanhado de pertinho, modificado, ampliado, reduzido… sempre te deixando pronto para novas situações.

O primeiro - e principal - passo do planejamento financeiro, é definir seus objetivos e criar metas com eles.

Traduzindo objetivos em metas financeiras

De nada adianta ter um objetivo se ele não se transforma em uma meta para a sua empresa! Para que os objetivos virem realidade, você precisa ter metas financeiras de curto, médio e longo prazo.

Confia em mim, essas metas não são coisa de gente chata, não. Se você fizer metas claras, mensuráveis e, acima de tudo, possíveis de realizar, seu negócio vai ter um norte a seguir. Vai ser muito mais fácil tomar decisões. Mesmo que hoje você esteja sozinho na empresa, é bom escrever tudo isso - mesmo que, hoje, só você vai ler.

Aliás, lembre-se que seu objetivo é crescer, não é? Eventualmente, você acaba contratando mais gente pra equipe, e todo mundo vai precisar desses objetivos em mente. Vai ser mais fácil até acabar com discussões e conflitos: é só lembrar a todos qual é a meta, e todos a seguirem!

Mas o que quer dizer uma meta "clara e mensurável"?

Imagine se você pendurar um quadro na sua parede com a seguinte frase:

“O objetivo da nossa empresa é crescer no médio e longo prazo”.

Crescer? Quanto? Em que áreas? Crescer como? Fazendo o que? O que deve ser feito caso esse crescimento não aconteça?

Entende?

Metas abertas não geram planos de ação precisos e eficientes.

Como regra inicial, podemos dizer o seguinte: uma boa meta precisa de números e de prazos. Só pra começar bem.

Para ficar melhor ainda, a meta deve ser específica. Limitada. Nada de "meta aberta".

“O objetivo da nossa empresa é aumentar os lucros com vendas em 10% ao ano, durante os próximos 3 anos.”

Tá vendo?

Ao invés de "crescer", dizemos "aumentar os lucros com vendas". Não é simplesmente vender mais, mas lucrar mais com as vendas. Só isso já faz toda a diferença. Mas não para por aí.

"Aumentar em 10% ao ano, durante os próximos 3 anos":  Temos um número para alcançar, e um prazo para fazer isso acontecer.

Claro que, na hora de escrever que o crescimento será de 10%, já devemos ter em mente que é possível se crescer nesta velocidade, no nosso ramo, baseados nos anos anteriores ou na média do mercado. A meta deve ser possível de ser atingida.

Com este objetivo, podemos criar diversas estratégias, durante estes 3 anos, para que esses 10% a mais de lucro aconteçam. Aumentar as vendas, cortar gastos, endividar menos a empresa, aumentar a margem de lucro, rever os preços… Tudo isso, por causa de uma meta clara, mensurável e possível.

Bem melhor, não?

Onde obter os dados para análise?

O dia a dia da empresa, por si só, já é uma grande fonte de informações sobre tudo o que ela faz.

Se estivermos falando de um negócio que já está em atividade, o ideal é começar fazendo uma revisão nos números dos anos anteriores. Coletando os dados do passado, é possível identificar uma série de fatores como custos de produção ou de prestação de cada serviço, volumes de vendas e até descobrir, a partir daí, onde estão os principais "furos" nas finanças.

Mas e quem está começando a empresa, fica sem planejamento? Claro que não!

É possível buscar dados do mercado, conversar com colegas do mesmo ramo, falar com as associações comerciais da sua cidade ou estado e, claro, dar uma boa vasculhada na internet em busca destes dados. Empresas parecidas com a sua podem ter tido desempenhos parecidos com o que você vai ter, ao começar. E você vai ter uma boa base para poder montar seu primeiro planejamento.

Para deixar esse trabalho mais fácil, tanto de coletar quanto de organizar esses dados, o ideal é usar uma boa ferramenta de gestão financeira para o seu negócio. Com ela, fica bem mais fácil acessar qualquer número que você precise, filtrar períodos de tempo diferentes e criar relatórios para facilitar suas decisões.

Fluxo de caixa e as metas financeiras

O fluxo de caixa é o seu painel de controle para decidir sobre as metas e o futuro da empresa. É aquela olhadinha no passado que te ajuda a descobrir o futuro.

E não tem nada de complicado. "Fluxo de caixa" é só uma forma de acompanhar, todos os dias, a entrada e saída de dinheiro da empresa e, logicamente, o saldo (quanto sobra) de cada dia.

Boas ferramentas de gestão financeira já criam tabelas de fluxo de caixa automaticamente para você.

De olho no seu fluxo de caixa, você pode acompanhar quais são os recursos (dinheiro) disponíveis no seu caixa, ao longo do tempo, e ver como o saldo se comporta durante o mês. Levando isso em consideração, vai ficar mais fácil fazer a previsão futura das despesas e receitas da empresa, e também mais fácil de planejar o uso desse dinheiro para investir na empresa.

E vale aqui, mais uma vez, a lembrança: SEPARE as suas finanças pessoais das finanças da empresa - mesmo que a empresa seja só você e mais ninguém! O seu fluxo de caixa, principalmente, vai agradecer por isso.

Uma empresa com fluxo de caixa controlado (e positivo) é uma empresa saudável!

Quem deve fazer a gestão financeira?

Lembra do especialista em finanças? Em empresas médias e grandes, é muito comum vermos setores inteiros de especialistas financeiros, cada um dedicado a uma parte das finanças do negócio. Desde gestores financeiros, que fazem o planejamento estratégico, as metas, o controle dos indicadores, até a equipe, que cuida de cada passo do dia a dia, como cobranças, contas a pagar, etc.

Nas pequenas empresas, normalmente, o próprio empreendedor é que precisa cobrar esse escanteio e correr pra cabecear. Planejamento, controle e execução de tudo relacionado à dinheiro, é com ele! No caso das MEI, é sempre assim, não é?

Se a empresa vai bem, e começa a crescer, normalmente o empreendedor procura contratar um profissional para lidar com as finanças - pelo menos com a parte operacional - enquanto ele se dedica mais em outras atividades.

O problema acontece quando este profissional não tem domínio sobre finanças, e começa a ter dificuldade em analisar um Fluxo de Caixa, ou não faz ideia do que é um Demonstrativo de Resultados. Às vezes, tanto o empreendedor quando o profissional não fazem ideia de como gerir as finanças, e passam os dias só tentando pagar as contas, receber pelas vendas e anotar as entradas e saídas de dinheiro, sem fazer nada muito útil com aquilo.

Na verdade, não saber não é o grande problema. O problema maior é não querer aprender.

Se você é um empreendedor, entenda uma verdade absoluta no mundo dos negócios: cada centavo investido em educação financeira volta para o seu bolso em dobro, no momento em que você aplica os conhecimentos.

Invista em qualificação, tanto sua quanto da sua equipe. Os profissionais que lidam com o dia a dia das finanças tem que ser qualificados para entenderem como as finanças se comportam, e para saberem quais são os dados mais importantes para a empresa, que devem ser coletados.

O empreendedor (e seus sócios) precisa entender o que está acontecendo com o dinheiro da empresa e saber analisar os dados que o financeiro entrega, pra poder definir quais os próximos passos para a empresa.

Pensa bem: se o que você quer da sua empresa é lucro, é justamente do dinheiro que você tem que cuidar, não é? E o departamento financeiro é o seu painel de controle de tudo. Invista nele!

Use uma ferramenta de gestão adequada

Se o departamento financeiro é o seu painel de controle da empresa, uma boa ferramenta de gestão financeira é o seu mapa! Se você está sozinho na gestão, ele é o seu GPS!

Foi-se o tempo em que algumas planilhas e cadernos bastavam para gerenciar as finanças da empresa (não importa que o seu avô diga que ele "tocava a empresa sozinho com uma agenda") - os tempos mudaram. O empreendedor precisa de informações rápidas e precisas, o tempo todo. E o microempreendedor precisa ser mais rápido ainda!

As margens são cada vez mais apertadas, a concorrência anda cada vez mais perto. Um pequeno deslize, um erro de cálculo, e você pode colocar o preço errado no seu produto, achar que está lucrando quando, na real, está tendo prejuízos… e lá se vai seu caixa!

Mesmo contando com profissionais preparados para lidar com o dinheiro da empresa, sem uma ferramenta adequada, você corre riscos. A informação corre rápido, e não dá para simplesmente ficar à mercê de erros humanos, contas ou fórmulas erradas e pequenos enganos. Simplesmente não dá.

Sua base de dados precisa ser confiável, se você quer fazer projeções baseadas nela.

Felizmente, hoje em dia você não precisa mais comprar ferramentas que custam milhares de reais e precisam de grandes servidores na sua empresa. Nada de ficar renovando licenças, fazendo backups com medo de perder todos os dados.

Hoje, tanto o gestor quando toda a equipe podem usar o aplicativo Controlle para a gestão financeira da empresa. Todos os dados são armazenados em nuvem, e podem ser acessados de qualquer dispositivo (computador, tablet ou celular), e o aplicativo pode ser utilizado por múltiplos usuários - tudo com transparência e absoluto controle sobre o que está sendo feito.

Se você administra sozinho seu negócio, pode acessar suas finanças de qualquer lugar, controlar tudo em tempo real, pelo seu celular, tablet ou notebook, e manter suas finanças sempre em dia, sem perder tempo com planilhas e cadernos.

Um jeito bem mais atual de gerenciar as finanças do que o caderninho do seu avô, não é?

Como fazer o planejamento financeiro?

Ok, ok.. você já sabe o que é, porquê é importante e essencial para a sua empresa. Chegou a hora de realmente fazer o seu planejamento financeiro, não é?

Então vamos lá.

Seu planejamento tem que levar em conta os seus objetivos a curto, médio e longo prazo.  Já tem eles aí, escritos?

Dentro de cada um desses objetivos, você vai estimar as entradas e saídas considerando cenários possíveis, e traçando um plano de ação para chegar no seu objetivo, caso cada um destes cenários aconteça.

Não entendeu o que é cenário? Eu explico!

Cenários são alternativas de futuro que podem acontecer com a sua empresa. Para vislumbrar um cenário alternativo, você deve levar em conta os pontos que você não controla que podem afetar sua empresa, tanto para melhor quanto para pior.

Se você tem uma empresa que instala aparelhos de ar-condicionado, por exemplo, pode ter uma grande baixa nas vendas caso o próximo verão seja fraco, chuvoso, e a temperatura não passe dos 25 graus, não é? Da mesma forma, se o calor começar dois meses antes do previsto, como você vai se preparar para o aumento da demanda?

E se um concorrente novo se instalar na sua cidade, com preços mais baixos que o seu?

Entendeu? É importante analisar o que faz diferença para o seu caso. E brincar com várias possibilidades. Quanto mais, melhor.

Depois de definir alguns cenários, vamos para o passo a passo. Em cada cenário, você tem que:

Definir a rentabilidade e margem de lucro ideal; Fazer uma projeção de gastos fixos e variáveis; Entender o seu fluxo de caixa para o caso, e projetar seu ponto de equilíbrio; Estimar as metas de vendas necessárias;

Mantenha um calendário do seu planejamento, também. E coloque como um compromisso (marcado na agenda, mesmo!) dar uma revisada nestes planos, de tempos em tempos. Muitas empresas fazem isso a cada três meses. Experimenta aí, o que for melhor pra você!

Um exemplo simplificado:

Cenário 1: (descreva aqui o seu cenário, com a maior riqueza de detalhes possível)

Abaixo, faça as projeções de cada item, caso o cenário se torne realidade:

(+) Receita com produtos e serviços; (-) Impostos vinculados à receita; (-) custos operacionais (-) despesas (aluguel, telefone, folha de pagamento) (+) resultado financeiro ( o que você ganha com suas aplicações financeiras menos juros que você paga por empréstimos)

(=) geração de caixa operacional (+) resultado não operacional (compra de computador, ou ativo, como reforma do escritório, enfim, que não está vinculado diretamente ao produto) (-) imposto sobre o lucro (simples nacional ou lucro presumido, pode considerar que todos os impostos estão vinculados à receita)

(=) geração de caixa para o cenário proposto

Reserve um tempo para essas projeções. Converse com seus sócios ou equipe ou, se você está sozinho, converse com o seu contador, ou com colegas que também seja empreendedores. Faça do seu planejamento financeiro um evento importante do seu calendário, e você vai ver que só tem a ganhar, estando mais preparado para cada caso.

Projeção de receitas

Como foi dito anteriormente, sua estratégia precisa ser factível. É muito fácil dizer que você vai vender o dobro no próximo ano e reduzir os custos pela metade. O difícil é fazer isso virar realidade.

Você precisa de base para isso. Saber quanto precisa investir para trazer o dobro de vendas, e o quanto precisa abrir mão para reduzir os custos pela metade. Você tem recursos pra isso?

Uma forma de calcular isso é fazer suas projeções em pequenos incrementos. Avalie aí: para aumentar as vendas em 5% no próximo mês, quantos novos clientes você precisa fechar? E para ter este número de novos clientes, quantas prospecções você tem que fazer? Quantas propostas você precisa enviar? Você tem tempo e pessoal para fazer isso?

Fazendo estas perguntas, você vai entender como funciona o modelo de receitas do seu negócio. Basicamente, a resposta da pergunta: o que é preciso fazer para faturar?

Este é um dos maiores exercícios do planejamento financeiro. Seu modelo de receitas te dá uma visão completa do seu negócio. Cada atividade que está relacionada diretamente com a entrada de dinheiro no caixa. Entendendo isso você vai pode criar planos realistas e realizáveis.

Uma outra dica legal: pense no seu modelo de receitas como um funil. Você começa com passos mais largos de atração de clientes e vai afunilando, até chegar na venda, propriamente dita.

Por exemplo, se você tem uma loja em um shopping, seu modelo de receitas pode ser algo parecido com isso:

10.000 pessoas entram no shopping 6.000 pessoas passam na frente da sua loja 1.000 pessoas entram na sua loja 350 pessoas efetivamente compram 120 voltam para comprar outras vezes

Sabendo disso, você consegue pensar em diversos pontos onde pode melhorar seu funil, e traçar estratégias para cada etapa.

Talvez você não consiga fazer com que mais pessoas entrem no shopping, ou que passem em frente à sua loja. Isso pode fugir ao seu controle. Mas pode melhorar sua sinalização ou sua vitrine, para que mais pessoas entrem nela.

E você pode projetar os custos disso, e o retorno esperado. Se ao invés de 1.000, você trouxer 1.500 pessoas para a sua loja, quantas vendas a mais você pode gerar? E se, ao invés de melhorar a entrada na loja, você melhorar suas vendas? Entender o que fez as 350 pessoas comprarem, e melhorar sua taxa de conversão - quantas pessoas compram, dentre as que entram na loja. Quanto de caixa isso pode te gerar?

Você pode escolher atacar só um item do seu funil por vez, e medir os resultados. Dentro de pouco tempo, você saberá, melhor do que ninguém, quais são as estratégias que rendem o maior faturamento com o menor custo, específicas para o seu negócio.

Projeção de gastos

Não é só de entrada de dinheiro que se faz o lucro!

Receitas (dinheiro que entra) são importantes, mas os custos e investimentos também são. É preciso ter um bom balanço entre entradas e saídas, para manter a empresa funcionando e crescendo. E assim como as receitas, os gastos também podem ser analisados, controlados e previstos. Eles são uma parte importante do seu planejamento financeiro.

Mas antes de mais nada, vamos dominar alguns conceitos importantes:

Custo Variável

Pra resumir: todo custo vinculado à sua atividade. Para fazer mais, você precisa aumentar este custo.

Por exemplo: Se você é marceneiro e pretende produzir mais mesas, vai precisar de mais madeira. Então, "madeira" é um custo variável no seu caso.

Ou, no caso de uma agência de publicidade, a compra de mídia ou tráfego também pode ser considerada um custo variável. Quanto mais você vende, mais precisa comprar. Entendeu? Se o custo varia de acordo com as suas vendas, ele é variável.

É importante também analisar sobre que bases acontece essa variação:

Conforme a receita: equipe de produção, time comercial, investimento em marketing. Conforme o aumento da equipe: telefone, viagens, tecnologia, etc.

Existem gastos que são diretamente vinculados à receita e, por isso, são mais fáceis de serem calculados, por exemplo: os impostos que têm alíquota fixa sobre o que é faturado.

Custo Fixo

São custos que não estão diretamente vinculados à variação da produção ou das vendas. Não importa, se você vender zero ou mil produtos, eles vão estar lá. Alguns exemplos são o aluguel, a mão de obra administrativa, etc.

Normalmente, esses custos são contratados a longo prazo, como no caso de um aluguel. Planejar mudanças nos seus custos fixos requer que você analise os contratos e faça previsões (aquilo que já falamos na parte de cenários, lembra?), para poder adequar seu planejamento com a realidade.

Investimento

Qualquer dinheiro que seja usado com objetivo de lucro futuro, é um investimento. Simples assim.

Pode ser a compra de novas máquinas ou sistemas, reformas, ampliação, ou até aplicações financeiras: tudo o que pode diretamente trazer lucro para a empresa.

Alguns investimentos podem ser para manter a atividade da empresa, como a compra de computadores, e outros tendo em vista lucros futuros. O mais importante, aqui, é separar os investimentos dos custos (que vimos acima). Dando nomes aos bois, fica mais fácil de saber para onde cada um está indo, no futuro!

Custo fixo, custo variável e investimentos são diferentes categorias de custo. Com elas, é possível criar uma projeção de gastos, que será uma parte importante do planejamento financeiro. Com base nisso, você vai começar a repensar suas estruturas de custos e planejar o crescimento da sua empresa, de forma bem consistente.

Ferramentas de gerenciamento financeiro

As duas principais formas de acompanhamento financeiro de uma empresa são o Fluxo de Caixa e o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE). Um bom gestor financeiro consegue dizer se a empresa vai bem ou mal, só batendo o olho nestes dois documentos.

O fluxo de caixa, como já falamos, é o acompanhamento diário das entradas e saídas (o fluxo) de dinheiro do caixa. Se existem mais saídas do que entradas previstas para o futuro, é preciso que a empresa tenha saldo em caixa o suficiente para se planejar e não ficar no vermelho.

Já o papel do DRE está mais ligado aos resultados operacionais (por isso o nome). A ideia por trás do DRE é identificar se a empresa teve lucro ou prejuízo em um determinado período (exercício).

É importante destacar que a empresa pode estar com o caixa negativo em um determinado momento e ainda assim ter lucro operacional. Por exemplo, quando se faz grandes investimentos durante o ano, ou quando a empresa teve que pagar suas obrigações financeiras antes que os seus clientes realizassem os seus pagamentos.

Tendo pelo menos estes dois documentos sempre atualizados, você vai sempre poder ter uma análise consistente da real situação das finanças da sua empresa.

Ao planejar considere a sazonalidade

Já falamos que você pode considerar períodos anteriores para prever o futuro, certo? Mas é importante entender como funciona o seu negócio ao longo do tempo, porque alguns fatores externos são decisivos para o seu bom desempenho, e às vezes fogem ao seu controle.

Vamos ao exemplo: Suponha que você tenha uma papelaria. Durante o ano, você vai ter meses de vendas altas, na volta às aulas e também outros de menor movimento.

Para poder passar o ano todo com tranquilidade, você precisa saber dessa sazonalidade, e se antever a ela. Seu aluguel continuará com o mesmo valor, durante todo o ano, não é? Então, nos meses de alta, convém reservar o dinheiro para os custos dos meses de baixa.

Mais importante ainda é saber que você precisa comparar períodos semelhantes para poder ter uma visão total do seu faturamento. De nada adianta confrontar o mês de fevereiro, de vendas altas, e dizer que ele foi melhor que dezembro, quando você quase não vendeu. Ou você compara uma média anual do seu faturamento com a média do ano anterior, ou compara o mês de fevereiro deste ano com o ano passado.

Outro fator importante de entender a sazonalidade é poder identificar oportunidades. Se você já sabe que vai precisar de uma determinada matéria-prima nos próximos meses, quando as vendas se aquecerem, pode começar a se preparar desde já, comprando com descontos (já que os fornecedores também vão estar na baixa sazonalidade deles).

Tudo é questão de um bom acompanhamento dos dados e, claro, uma boa análise!

Planejamento financeiro não é só equilibrar receitas e despesas (e anotar no caderninho). Ele é seu norte para definir quais são as suas prioridades, todos os dias do ano.

Considere múltiplos cenários

Já falamos que cenários são importantes para você fazer seu planejamento, não é? Pois vamos nos aprofundar mais um pouco neles. Vale a pena!

Na hora de definir o seu planejamento financeiro, você deve considerar pelo menos três cenários (ou, como dissemos antes, quanto mais, melhor!). Estes três, no mínimo levam em consideração a estabilidade (quando tudo continua como está hoje), o otimismo (caso aconteçam coisas que levem as vendas a melhorarem) e o pessimismo (caso contrário, tudo dê errado).

O que muda entre eles? Os fatores internos e externos da sua empresa. Uma boa metodologia que você pode usar, para te ajudar nisso, é a análise SWOT.

Essa técnica de planejamento é baseada em forças (Strenghts), fraquezas (Weaknesses), oportunidades (Opportunities) e ameaças (Threats) - e você analisa cada ponto, interna e externamente, para compor os seus cenários.

Vamos usar como exemplo uma micro-empresa de consultoria:

Em forças, você pode listar o seu currículo como consultor, a reputação da empresa, sua estrutura e os depoimentos de ex-clientes bem sucedidos.

Como fraquezas, talvez haja problemas internos que afetem o andamento dos projetos, como brigas entre os sócios. Ou alguma dificuldade técnica em se fazer atendimentos, que outros concorrentes conseguem contornar melhor.

Oportunidades: talvez um dos sócios vá palestrar em um grande evento ao vivo e com isso terá uma visibilidade capaz de atrair novos clientes. Ou quem sabe se aproximou de um parceiro estratégico com interesses complementares disposto a repassar vários serviços.

Ameaças: O surgimento de um novo concorrente no mesmo nicho; mudanças na economia do país, uma pressão de custos, já que o dono da sala quer aumentar o aluguel e os funcionários querem aumento de salário.

Entendeu? Veja aí, no seu caso, de forma muito honesta, quais são as suas forças, fraquezas, ameaças e oportunidades HOJE.

Voltando aos três cenários, ainda no mesmo exemplo, a empresa deve estar preparada independentemente do que aconteça. No caso, o que você faria se cada oportunidade se concretizasse? Como você agiria? E se as ameaças virarem reais, você está pronto para elas?

É comum um planejamento financeiro estar contando com coisas que não vão acontecer ou não estar contando com coisas que vão acontecer. Por isso, como já dissemos, o planejamento não é fixo. Você precisa monitorar e ajustar seus planos de tempos em tempos.

Rentabilidade, Lucratividade e ponto de equilíbrio

Um erro muito comum é confundir a rentabilidade do negócio com a lucratividade. Mas a gente não vai deixar você cair nessa.

Um exemplo fácil. Imagine que você vê um anúncio de uma franquia, que promete incríveis 30% de rentabilidade para quem investir nela. Parece ótimo, né?

Mas, em letras pequenas, o mesmo anúncio afirma que o tempo médio para retorno do investimento realizado é entre 18 a 24 meses. O que isso quer dizer?

Em primeiro lugar, quer dizer que estão tentando te enganar, confundindo os dois conceitos. Só por este motivo, já é um sinal de alerta que o investimento não é tão bom assim. Mas vamos aos fatos: Rentabilidade é o retorno sobre o dinheiro que você investiu. Lucratividade é o quanto sua empresa ganha em relação aos custos. Duas coisas diferentes.

Uma lucratividade de 30% diz que você fica, de lucro, com 30% do faturado pelas vendas dos produtos e serviços. Uma rentabilidade de 30% diz que você recupera os seus investimentos iniciais na empresa em pouco mais de 3 meses (diferentes dos 18 a 24 meses anunciados, não é?).

Supondo um investimento de R$ 900.000,00 com tempo de retorno em 9 meses, temos uma rentabilidade de 10% ao mês, até que o negócio entregue o capital aplicado.

Conclusão

Um planejamento financeiro nunca será capaz de antecipar 100% do futuro da sua empresa, é claro. Mas ele é sua melhor chance de chegar perto disso, pode ter certeza!

Com ele, você vai ter uma visão clara dos seus objetivos estratégicos, do ponto de vista financeiro, e vai ter um guia para lidar melhor com as adversidades e enfrentar os obstáculos que possam surgir.

Mais do que planejar e criar metas, você já deve ter aprendido, é preciso controlar resultados reais sendo alcançados e revisar os planos de ação, sempre! Toda vez que o desempenho não estiver de acordo com as suas metas, pare um tempinho e revise seus planos. Com certeza você vai encontrar pontos que podem ser melhorados.

O controle financeiro de negócio deve caminhar lado a lado com o planejamento para que a empresa consiga crescer de forma consistente e sustentável no longo prazo.