Quem trabalha por conta própria sabe: o dia começa com uma lista de coisas para fazer e, quando a gente percebe, já tá no fim da tarde e metade ficou para amanhã. Entre atender clientes, cuidar das contas, divulgar o negócio e colocar a mão na massa, gerenciar o tempo pode parecer mais uma tarefa para entrar na lista.
Só que, quando a rotina começa a ter alguma organização, sobra mais espaço para fazer o que realmente importa. E não existe fórmula mágica para transformar um dia de 24 horas em 36. A ideia é usar melhor o tempo que já existe, entender onde ele está indo e criar uma rotina que ajude o negócio a avançar sem consumir cada minuto da vida.
Por que aprender a gerenciar o tempo é tão importante?
Organizar o tempo ajuda a cumprir prazos, evitar acúmulos e dar conta do que realmente precisa ser feito. E a gente te explica melhor sobre isso.
Aumenta a produtividade
Ser produtivo não é passar o dia correndo de uma tarefa para outra. É saber o que precisa sair do papel e colocar a mão na massa.
Tem cliente para responder, pedido para preparar, conta para organizar e divulgação para cuidar. Quando tudo acontece ao mesmo tempo, fica fácil passar o dia ocupado e, no fim, sentir que pouca coisa realmente avançou.
Com a rotina mais organizada, dá para focar no que importa, diminuir as interrupções e fazer o dia render de verdade.
Ajuda a cumprir prazos
Tem cliente esperando, boleto vencendo, pedido para entregar e obrigação do MEI chegando. Se tudo fica apenas na cabeça, alguma coisa pode escapar.
Ter horários e datas definidos ajuda a visualizar o que precisa ser feito antes que vire urgência. Assim, o prazo deixa de ser aquele susto que aparece do nada e passa a fazer parte da rotina.
Reduz a procrastinação
“Depois eu faço” parece inofensivo até o depois virar amanhã, que vira semana que vem.
Uma tarefa grande também pode dar aquela vontade de fugir para qualquer outra coisa. Dividir o trabalho em etapas menores ajuda a começar.
Em vez de pensar “preciso organizar toda a parte financeira”, por exemplo, dá para reservar 30 minutos para conferir entradas e saídas. Começou? Já é meio caminho andado.
Diminui o estresse e a sobrecarga
Quando tudo parece urgente, até uma tarefa simples pode virar um peso. Organizar a rotina não elimina os dias corridos, mas ajuda a diminuir aquela sensação de que existe coisa demais acontecendo ao mesmo tempo.
E descanso também entra nessa conta. Quem vive no limite pode acabar comprometendo a própria energia para tocar o negócio. Por isso, vale cuidar do descanso emocional e ficar atento aos sinais de esgotamento no trabalho.
Melhora a organização do negócio
Quando o tempo é organizado, outras áreas também começam a entrar nos eixos. Fica mais fácil acompanhar pedidos, responder clientes, cuidar das finanças e reservar um momento para pensar nos próximos passos.
No fim das contas, organização não serve apenas para fazer mais coisas. Serve para fazer melhor as coisas que realmente precisam acontecer.
Como o MEI pode organizar melhor o seu tempo?
Não precisa começar comprando uma agenda enorme, cinco aplicativos e uma caneta de cada cor. O primeiro passo é entender como o dia funciona hoje e encontrar um jeito simples de colocar ordem na rotina.
Planeje o dia com antecedência
Antes de encerrar o expediente, reserve alguns minutos para olhar para o dia seguinte. Anote compromissos, entregas, atendimentos e tarefas que não podem ficar para depois.
Esse pequeno planejamento evita começar a manhã tentando descobrir por onde começar. E, se aparecer um imprevisto, tudo bem. O planejamento serve para orientar o dia, não para te colocar em algo quadrado.
Defina as tarefas mais importantes
Nem tudo que aparece na lista tem o mesmo peso. Uma tarefa pode ser urgente, outra importante e outra simplesmente estar ali porque alguém lembrou dela.
Escolha as atividades que realmente precisam acontecer naquele dia. Se três tarefas forem fundamentais para o negócio funcionar, comece por elas. O restante pode entrar depois.
Inclusive, a gente já falou aqui no nosso blog sobre como criar metas para o negócio também ajuda, porque fica mais fácil entender quais atividades estão ligadas aos objetivos que você quer alcançar.
Estabeleça horários para cada atividade
Separar períodos específicos para determinadas tarefas pode deixar o dia bem mais leve. Dá para reservar a manhã para produção, um horário para responder clientes e outro para cuidar das questões administrativas, por exemplo.
Isso também ajuda a evitar que uma atividade tome conta do dia inteiro. Afinal, responder uma mensagem pode levar dois minutos. Responder mensagens durante seis horas, aí já é outra história.
Use uma agenda ou ferramenta de organização
Pode ser agenda de papel, calendário, planilha ou aplicativo. O melhor recurso é aquele que você realmente consegue usar.
O importante é ter um lugar para registrar compromissos, prazos e tarefas. Assim, a memória deixa de ser a única responsável por lembrar que amanhã tem entrega às 9h.
Automatize atividades repetitivas
Se uma tarefa é feita do mesmo jeito toda semana, vale perguntar: dá para automatizar?
Respostas iniciais para clientes, lembretes, organização de informações e alguns processos administrativos podem ser simplificados com ferramentas digitais.
O tempo economizado pode ser usado em atividades que dependem mais diretamente do seu trabalho e da sua tomada de decisão.
Delegue tarefas quando possível
Nem tudo precisa passar pelas suas mãos. Se o negócio já permite contratar alguém ou contar com apoio para determinadas atividades, delegar pode liberar tempo para você cuidar do que exige sua atenção.
E delegar não significa perder o controle. Significa entender que o empreendedor também precisa escolher onde sua energia faz mais diferença.
Essa capacidade de saber quando assumir uma tarefa e quando dividir responsabilidades também faz parte das características de um empreendedor que quer decolar.
Como separar o tempo de trabalho com o tempo da vida pessoal?
Para quem trabalha por conta própria, o expediente pode facilmente virar “o dia inteiro”. Afinal, sempre existe uma mensagem para responder, uma conta para conferir ou alguma coisa que poderia ser melhorada.
Só que negócio nenhum precisa ocupar todos os espaços da vida. Anota isso!
Defina um horário para começar e terminar o trabalho
Mesmo que você tenha flexibilidade, estabelecer um horário ajuda a criar uma divisão entre trabalho e descanso. Isso não significa que nunca vai ser necessário trabalhar além do horário. Em alguns momentos, a demanda aperta. A questão é não transformar a exceção em rotina.
Evite responder mensagens profissionais fora do expediente
Uma mensagem chegou às 22h? Calma, ela pode esperar até amanhã. Se não é urgente, responder fora do horário só faz o trabalho entrar no seu tempo de descanso.
O WhatsApp Business também ajuda a organizar o atendimento e avisar os clientes quando você está disponível.
Evite levar tarefas do negócio para os momentos de descanso
Se o descanso vira hora de conferir venda, responder cliente ou organizar estoque, você até para de trabalhar, mas a cabeça continua no corre.
Dar um tempo de verdade ajuda a recuperar a energia e voltar com mais disposição para tocar o negócio. E cuidar da inteligência emocional também entra nessa conta.
Aprenda a dizer não quando a demanda ultrapassar seus limites
Nem toda oportunidade precisa ser aceita imediatamente. Se a agenda está lotada, assumir mais uma tarefa pode comprometer o prazo de tudo que já foi combinado e a qualidade também.
Dizer “agora não consigo” pode ser difícil, especialmente quando cada cliente é importante. Mas respeitar seus próprios limites também é uma forma de cuidar do negócio.
Quais ferramentas podem ajudar o MEI a organizar o tempo?
Tem ferramenta para tudo quanto é lado, mas não precisa encher o celular de aplicativo para organizar a rotina. Escolha o que realmente ajuda no dia a dia e deixe a tecnologia facilitar o trabalho, não virar mais uma tarefa.
Trello
Se você gosta de visualizar tudo o que precisa fazer, o Trello pode ser uma mão na roda. Dá para criar colunas como “a fazer”, “em andamento” e “concluído” e mover cada tarefa conforme ela avança. Assim, fica mais fácil enxergar o que já saiu do papel, o que está pendente e onde vale colocar sua atenção.
Google Planilhas
Uma planilha resolve muita coisa sem fazer firula. Dá para organizar tarefas, prazos, compromissos e o planejamento da semana em um só lugar. Para quem já usa as ferramentas do Google, é uma opção prática para colocar a rotina em ordem e saber o que precisa ser feito.
WhatsApp Business
Cliente mandando a mesma dúvida toda hora? O WhatsApp Business pode poupar um bom tempo com recursos como respostas rápidas e mensagens automáticas.
Assim, você organiza o atendimento, agiliza a conversa com os clientes e não precisa ficar digitando as mesmas informações o dia inteiro.
Agenda da MaisMei
A Agenda da MaisMei ajuda a colocar compromissos e tarefas em ordem direto pelo nosso SuperApp. É uma forma prática de acompanhar o que vem pela frente, organizar a rotina e não depender da memória para lembrar de tudo.
MaisMei
As obrigações do MEI também entram nessa conta. Com a MaisMei, dá para resolver essas tarefas com mais praticidade e liberar tempo para cuidar do que realmente faz o negócio andar. Menos tempo perdido com burocracia e mais espaço para atender clientes, vender e tocar os próximos planos.
No fim, gerenciar tempo não é lotar cada minuto do dia de tarefa. É organizar as prioridades, fazer o que precisa ser feito e também reservar espaço para descansar e pensar nos próximos passos.
Bora fazer o tempo trabalhar a favor do negócio?
Pra fechar, não dá para esticar o dia, mas dá para fazer as horas renderem melhor. Comece pelo básico: organize o que precisa ser feito, escolha as prioridades e defina uma hora para fechar o expediente. Depois, vá ajustando a rotina conforme as demandas mudarem e, com isso, gerenciar o tempo fica mais fácil.
E para deixar as obrigações do MEI mais práticas, baixe o nosso SuperApp. Assim, você ganha tempo para cuidar dos clientes, colocar os planos em prática e fazer o negócio avançar.