Gerenciamento de tarefas: as tecnologias a favor da organização e produtividade

Você se lembra de tudo o que precisa fazer hoje, nos mínimos detalhes? E amanhã, ou no decorrer da semana? Existe app para muitas coisas hoje em dia, mas você precisa conhecer os de gerenciamento de tarefas!

As tecnologias estão a nosso favor e os apps para gerenciar tarefas também. Nesse artigo, explicaremos como eles funcionam e iremos sugerir alguns que gostamos bastante. Aposto que muitos vão ser novidade para você.

O que é o gerenciamento de tarefas?

Gerenciar tarefas é, basicamente, gerir o seu tempo e tudo o que você tem que fazer nele, seja de rotina ou de um projeto específico.

Com a nossa rotina cada vez mais atribulada e com o tempo que parece passar cada vez mais rápido, fica ainda mais difícil nos mantermos organizados. Isso, porque há um turbilhão de informações em nossas mentes e acabamos sem saber por onde começar.

Foi aí que surgiu o gerenciamento de tarefas. Quando mais novos, estávamos acostumados, por exemplo, a estabelecer nossos horários de estudo no papel e pregar na parede, certo? Essa era uma forma de gerenciar tarefas! Só que hoje, em uma sociedade muito mais digital, existem inúmeros aplicativos para isso, que prometem alavancar sua produtividade.

Quais as vantagens dos apps?

Listamos aqui algumas vantagens mais gerais, que com certeza servem para você:

  • Criação de checklists para cada tarefa
  • Interfaces amigáveis
  • Gamificação (sua vida é comparada com um jogo, sendo prazeroso completar tarefas)
  • Sincronização com diferentes dispositivos (computador, celular, relógio…)
  • Possibilidade de adicionar notificações com hora marcada
  • Upload de arquivos e links
  • Agilidade

Aplicativos que recomendamos:

Evernote

Quem acha que essa ferramenta é somente de anotações está enganado. O Evernote também te permite capturar, organizar, lembrar e trabalhar as informações que lhe interessam, tenho sido elas escritas por você ou encontradas na web. Há versões gratuitas e pagas desse app de organização.

Todoist

A proposta do app é ser seu braço direito, afinal, para eles, você não precisa se lembrar de tudo. Assim que alguma tarefa passar pela sua cabeça, basta adicionar ao app (mesmo que offline). Em seguida, você categoriza suas tarefas e coloca prazos para a conclusão de cada uma. O app te envia as notificações quando você estipular que são necessárias. O Todoist também possui versão gratuita, Premium e Business.

Trello

Com o Trello, é possível organizar toda a sua vida. Além das tarefas (nele chamadas de cartões), você pode adicionar listas e quadros. Dentro de cada cartão, também é possível compartilhar a atividade com outras pessoas, adicionar checklists e inserir links. É um organizador de tarefas bastante completo, tanto que escrevemos um artigo só sobre como usar o Trello. Todas essas funções estão disponíveis no plano gratuito, mas também há uma versão Premium, bastante recomendada para empresas.

Asana

O gerenciamento de tarefas nessa ferramenta é bem interessante, principalmente para empresas. Em cada tarefa, é possível adicionar várias informações: comentários, arquivos, checklists, prazo e responsável. No Asana também separa-se as atividades por categorias. Essa ferramenta lembra muito o Todoist no que diz respeito às funcionalidades e à interface, a vantagem do Asana é a facilidade de compartilhar projetos entre pessoas e equipes. Novamente, há a alternativa gratuita e a paga.

Google Calendar

Uma ferramenta aparentemente mais simples, mas gratuita, é o Calendar do Google. Ele te ajuda bastante quando a sua necessidade é apenas lembrar de sua tarefas ou reuniões. A vantagem, claro, é que esse app é integrado com todas as suas outras ferramentas do Google, tornando bastante simples a sincronização. Você pode até enviar um convite de reunião para outra(s) pessoa(s) através do seu e-mail, adicionando logo o link para a videoconferência.

Técnicas de gerenciamento de tarefas:

Pomodoro

A técnica Pomodoro propõe que realizemos um ciclo de atividades sem nenhuma interrupção, fazendo com que o cérebro trabalhe melhor e sem perder o foco. Os ciclos funcionam da seguinte forma:

  • Trabalhar de forma totalmente concentrada por 25min
  • Ao final desse período, você deverá realizar uma pausa de 5min
  • Após o descanso, uma nova imersão na atividade
  • Ao final de 4 tarefas, o descanso deverá ser de 30min (em vez dos 5min)

Hoje, já existem apps que te ajudam a seguir essa técnica, como é o caso do Forest e do Be Focused. O Forest tem uma proposta interessante de gamificação, mas ele é pago, ao contrário do Be Focused.

Caso você não queira baixar um app só para isso, pode usar o próprio timer do celular.

GTD

David Allen escreveu um livro explicando seu método GTD (Getting Things Done). Em português, o título é A Arte de Fazer Acontecer - inclusive, recomendamos bastante!

Para ele, nosso cérebro enfrenta muitos "circuitos abertos", ou seja, coisas que nos distraem o tempo todo por não estarem no seu devido lugar (desde metas a serem batidas a pequenas rotinas).

Resumindo, você deve organizar uma agenda (ou algum app!) com suas atividades e metas, estabelecendo prioridades. Cada atividade deve ser compreendida ao máximo e, se necessário, quebrada em pequenas subtarefas. Essa agenda deve ser sempre revisitada, marcando o que já foi feito e reajustando as próximas atividades.

Se sua maior dificuldade é definir prioridades, a Matriz de Eisenhower pode te ajudar!

Daqui para frente…

É claro que a opção por uma ferramenta ou por outra depende de cada um. Isso é bem pessoal, afinal, você pode se adaptar melhor com uma interface ou com outra. Ademais, a escolha varia conforme sua necessidade. De qualquer forma, recomendamos fortemente o uso de pelo menos um dos apps que citamos. Sua produtividade não será a mesma, definitivamente!

Por fim, recomendamos aqui algumas leituras sobre gestão do tempo e organização de tarefas:

  • O Poder do Hábito - Charles Duhigg

Entender nossa rotina e formar bons hábitos é o primeiro passo para aumentar a sua produtividade.

  • Foco - Daniel Goleman

Esse livro também é muito útil para quem quer aumentar a atenção e compreendê-la como fator para o sucesso.

  • O Milagre Da Manhã - Hal Elrod

Essa obra vai te ajudar a alcançar 100% do seu potencial.

Todos esses títulos estão disponíveis no app 12min, sua plataforma de desenvolvimento pessoal. Nele, você encontra centenas de outros resumos de livros de não ficção.

Esperamos que esse artigo tenha clareado suas ideias com relação ao gerenciamento de tarefas. Boa sorte!